Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa là loại tài liệu cần thiết hỗ trợ cho quá trình giao dịch và giao nhận vận tải. Nắm được mẫu biên bản bàn giao hàng hóa giúp bạn tối ưu hóa thời gian và công sức khi chuẩn bị các hồ sơ liên quan đến vận tải hàng hóa. Cùng Vận Tải Đạt Minh khám phá ngay sau đây!
1. Khái niệm biên bản bàn giao hàng hóa
- Biên bản bàn giao hàng hóa là một tài liệu quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa. Biên bản bàn giao hàng hóa được tạo ra khi có sự chuyển giao hàng hóa từ người giao hàng cho người nhận hàng.
- Biên bản bàn giao hàng hóa ghi lại chi tiết về quá trình này và có tác dụng chứng minh việc giao nhận đã được thực hiện đúng theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Biên bản bàn giao hàng hóa không chỉ đơn thuần là một bảng liệt kê các mặt hàng được chuyển giao, mà còn bao gồm các thông tin quan trọng khác như điều kiện và phương thức giao nhận, trạng thái của hàng hóa, trách nhiệm và cam kết của hai bên, ngày giờ ký kết và chữ ký của người đại diện. Chi tiết mẫu biên bản bàn giao hàng hóa sẽ được trình bày ở phần sau.
2. Tại sao cần có mẫu biên bản bàn giao hàng hóa?
Sử dụng mẫu biên bản bàn giao hàng hóa đem lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia giao dịch:
- Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ: Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa cung cấp một cấu trúc sẵn có và các mục thông tin quan trọng cần được điền vào. Điều này đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót và mọi chi tiết cần thiết đều được ghi lại một cách rõ ràng.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải lập biên bản từ đầu mỗi khi có quá trình giao nhận hàng hóa, mẫu biên bản bàn giao hàng hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách cung cấp sẵn các phần thông tin cần thiết. Bạn chỉ cần điền các thông tin phù hợp với trường hợp cụ thể và biên bản sẽ sẵn sàng để sử dụng.
Để tối ưu hóa thêm thời gian và công sức vận chuyển, bạn hãy yên tâm tin tưởng dịch vụ tại Vận Tải Đạt Minh. Vận Tải Đạt Minh tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ chành xe Tp. Hồ Chí Minh đi Hà Nội với giá vận chuyển hàng 63 tỉnh, giá vận chuyển Bắc Nam rẻ vượt trội so với thị trường với chất lượng hàng đầu.
- Tạo sự minh bạch và đối chiếu: Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa giúp tạo ra sự minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa. Cả hai bên có thể tham khảo biên bản để xác định rõ trách nhiệm và cam kết của mỗi phía. Nếu có tranh chấp xảy ra sau này, biên bản cũng là căn cứ để đối chiếu và giải quyết tranh chấp một cách công bằng và minh bạch.
Ví dụ: Giả sử một công ty sản xuất gửi một lô hàng sản phẩm cho một nhà phân phối. Khi nhận hàng, nhà phân phối sử dụng mẫu biên bản bàn giao hàng hóa để ghi lại thông tin về số lượng, trạng thái và chất lượng của hàng hóa. Biên bản cũng xác định trách nhiệm vận chuyển và bảo quản của hai bên.
Nếu sau khi kiểm tra hàng hóa, nhà phân phối phát hiện có sản phẩm bị hư hỏng, biên bản bàn giao hàng hóa sẽ là căn cứ để giải quyết tranh chấp và xác định trách nhiệm của công ty sản xuất và nhà phân phối trong việc đền bù hay thay thế hàng hóa bị hỏng.
3. Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa gồm những nội dung nào?
| Nội dung | Mô tả |
| Tiêu đề | Tiêu đề của biên bản, thường là “Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa” |
| Số hiệu | Số thứ tự của biên bản, để phân biệt với các biên bản khác |
| Ngày tháng năm | Ngày lập biên bản, theo định dạng ngày/tháng/năm |
| Tên hai bên | Tên đầy đủ của hai bên tham gia giao dịch, có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Hai bên thường được gọi là bên giao hàng và bên nhận hàng.Nếu là tổ chức, cần ghi rõ tên, địa chỉ, điện thoại, email, mã số thuế và tài khoản ngân hàng của tổ chức. Nếu là cá nhân, cần ghi rõ họ tên, chứng minh nhân dân, địa chỉ và điện thoại của cá nhân. |
| Tên hàng hóa | Tên của hàng hóa được giao nhận, cần ghi rõ tên và mã số (nếu có) của hàng hóa |
| Số lượng | Số lượng của hàng hóa được giao nhận, cần ghi rõ số lượng và đơn vị tính của hàng hóa |
| Đơn vị tính | Đơn vị tính của hàng hóa được giao nhận, ví dụ: cái, chiếc, kg, lít,… |
| Đơn giá | Đơn giá của hàng hóa được giao nhận, cần ghi rõ đơn giá và đơn vị tiền tệ của hàng hóa |
| Thành tiền | Thành tiền của hàng hóa được giao nhận, được tính bằng cách nhân số lượng với đơn giá của hàng hóa. Cần ghi rõ thành tiền và đơn vị tiền tệ của hàng hóa. |
| Điều kiện giao nhận | Điều kiện về thời gian, địa điểm, phương tiện và phương thức giao nhận hàng hóa. Cần ghi rõ thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa, phương tiện và phương thức giao nhận hàng hóa (ví dụ: giao tận nơi, nhận tại kho, vận chuyển bằng xe tải, bằng đường biển…), chi phí vận chuyển (nếu có) và bên chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển. |
| Trách nhiệm và cam kết của hai bên | Trách nhiệm và cam kết về chất lượng, số lượng, giá cả, thanh toán, bảo hành, đổi trả và giải quyết tranh chấp của hai bên. Cần ghi rõ các điều khoản về chất lượng, số lượng, giá cả, thanh toán, bảo hành, đổi trả và giải quyết tranh chấp của hai bên, cũng như thời hạn và hình thức thực hiện các điều khoản đó. |
| Ngày giờ ký kết | Ngày giờ hai bên ký kết biên bản, theo định dạng ngày/tháng/năm và giờ/phút |
| Chữ ký của người đại diện | Chữ ký và họ tên của người đại diện của hai bên. Người đại diện là người có quyền ký kết biên bản thay mặt cho hai bên. Nếu là tổ chức, cần ghi rõ chức vụ của người đại diện. Nếu là cá nhân, cần ghi rõ số chứng minh nhân dân của người đại diện. |
Về phương tiện và phương thức giao nhận hàng hóa, bạn có thể yên tâm lựa chọn Vận Tải Đạt Minh. Vận Tải Đạt Minh tự tin là đơn vị uy tín mang đến cho bạn chất lượng dịch vụ vận tải hàng đầu với giá vận chuyển đi Phú Quốc, giá chành đi Đak Lak, giá vận chuyển miền tây, giá chành đi Gia Lai cực kỳ ưu đãi, đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong tất cả chuyến đi.
4. Các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa phổ biến nhất 2023
4.1 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa loại 1
| CÔNG TY…………….. Số: …………. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
… ngày….., tháng…… năm….
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………
Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty …………….
Hôm nay, ngày ……tháng …. năm …. tại ……………………., chúng tôi gồm:
BÊN A (Bên nhận hàng):…………………
Địa chỉ:………………………………………..
Điện thoại:……………………………………
Đại diện Ông/bà:…………………………
Chức vụ:……………………………………….
BÊN B (Bên giao hàng):………………….
Địa chỉ:………………………………………
Điện thoại:…………………………………..
Đại diện: Ông/bà …………………………
Chức vụ: …………………………………..
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
| STT | Tên hàng | Quy cách/ chủng loại | ĐVT | Số lượng | Ghi chú |
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A (Bên nhận hàng) | ĐẠI DIỆN BÊN B (Bên giao hàng) |
4.2 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa loại 2
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***——-
BIÊN BẢN GIAO HÀNG
Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20……, tại cảng …….., hai bên gồm:
BÊN BÁN:
BÊN ……………………………………………………………………………………
CÔNG TY ……………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………………
Đại diện bởi ông: ……………………………………………………………………………………
Chức danh: Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại: ……………………………………… Fax:………………………….
MST: ……………………………………………………………………………………
(Sau đây gọi tắt là Bên A)
BÊN MUA:
BÊN ……………………………………………………………………………………
CÔNG TY ……………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………………
Đại diện bởi ông: ……………………………………………………………………………………
Chức danh: Giám đốc/Tổng giám đốc
Số điện thoại: ………………………………………………….. Fax: ………..
MST: ……………………………………………………………………………………
(Sau đây gọi tắt là Bên B)
Căn cứ vào hợp đồng mua bán số ………………..….01/NTD- MCT/2011, bên A giao hàng cho bên B và hai bên tiến hành xác lập biên bản công nợ theo các điều kiện sau:
Điều 1.Bên A giao hàng cho bên B mặt hàng:………………………………
Điều 2. Số lượng, đơn giá, trị giá.
– Số lượng: ……………………………………………………………………………………
– Tương đương với Trị giá: theo HD……………………………………………….. đồng (đã bao gồm 10% thuế VAT).
(Bằng chữ: ……………………..).
Điều 3. Bên A xác nhận đã giao và bên B xác nhận đã nhận đủ số lượng là ………………………………… với tổng trị giá đã bao gồm thuế VAT là: …………………….. Bên B có trách nhiệm thanh toán trị giá tiền hàng trên cho Bên A trước ngày …./……/20…..
Điều 4. Trong trường hợp bên B không thực hiện đúng cam kết trong biên bản giao hàng này và làm thiệt hại đến kinh tế của bên A thì bên A có quyền chủ động đưa sự việc này ra trước cơ quan pháp luật để giải quyết.
Biên bản xác nhận công nợ này được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A (Bên nhận hàng) | ĐẠI DIỆN BÊN B (Bên giao hàng) |
4.3 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa loại 3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do- Hạnh phúc
————————
BIÊN BẢN
BÀN GIAO & NGHIỆM THU VẬT TƯ
Căn cứ theo Hợp đồng số: …………….,giữa Công ty ………….và …………., đã ký ngày … tháng … năm 20…
Hôm nay, ngày….. tháng … năm 20…, tại………………., chúng tôi gồm:
I/. BÊN NHẬN: ………………………………………………………………
(Sau đây gọi là bên A)
Địa chỉ: ……………………………………………………..…………….……
Đại diện:……………….…… Chức vụ:……………………………….……….
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: …………………………………
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………….
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………….
II/. BÊN GIAO: ………………………………………………………………
(Sau đây gọi là bên B)
Địa chỉ: …………………………………………………………………….…
Điện thoại: ……………………Fax: ……………………………………………
Đại diện : …………………….Chức vụ: …………………………..………….
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………….
(Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………….
Hai bên nhất trí cùng tiến hành bàn giao, nghiệm thu hàng hóa với nội dung như sau:
III/. DANH MỤC HÀNG HÓA BÀN GIAO GỒM:
| TT | Tên hàng hóa | ĐVT | Quy cách đóng gói | Hãng sản xuất/ Nước sản xuất | Hạn sử dụng | Số lượng |
| 1. | ||||||
| 2. |
IV/. KẾT LUẬN:
– Toàn bộ …………………nói trên mới 100%, sản xuất năm ……, còn nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, mẫu mã, quy cách đóng gói, thông số kỹ thuật như trong Hợp đồng số: …………., đã ký ngày … tháng … năm 20….
– Bên A đã nhận đủ số lượng hàng hóa mà bên B đã bàn giao theo mục III.
– Toàn bộ hàng hóa nói trên được chính thức bàn giao và nghiệm thu kể từ ngày…/…/ 20… Các bên nhất trí đồng ý ký biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng.
– Biên bản này được lập thành 02 bản. Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN A (Bên nhận hàng) | ĐẠI DIỆN BÊN B (Bên giao hàng) |
5. Lưu ý khi viết mẫu biên bản bàn giao hàng hóa
Khi viết mẫu biên bản bàn giao hàng hóa, có những điều quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
- Chọn mẫu biên bản bàn giao hàng hóa phù hợp với loại giao dịch hàng hóa của bạn: Đảm bảo rằng mẫu biên bản bàn giao hàng hóa bạn chọn phù hợp với loại giao dịch hàng hóa mà bạn đang thực hiện. Ví dụ, nếu đó là giao dịch đơn giản, một mẫu biên bản đơn giản sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn.
- Điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết vào mẫu biên bản bàn giao hàng hóa: Ở phần thông tin, điền đầy đủ và chính xác các chi tiết như ngày tháng, địa điểm, tên và địa chỉ của các bên liên quan. Cung cấp mô tả chi tiết về hàng hóa, bao gồm tên, số lượng, đơn vị đo, mô tả tình trạng, và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác liên quan đến hàng hóa.
- Kiểm tra lại các thông tin về tên, số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng hóa: Đảm bảo rằng các thông tin về tên, số lượng, đơn giá và thành tiền của hàng hóa đã được kiểm tra kỹ trước khi lập biên bản. Sự chính xác trong các thông tin này sẽ đảm bảo rằng giao dịch được thực hiện một cách chính xác và tránh những tranh chấp sau này.
- Kiểm tra lại các thông tin về điều kiện, trách nhiệm và cam kết của hai bên: Xem xét kỹ các điều kiện, trách nhiệm và cam kết của cả người giao hàng và người nhận hàng. Đảm bảo rằng các điều khoản này được phản ánh đúng trong biên bản và được hiểu rõ bởi cả hai bên.
- In ra hai bản biên bản và ký kết trước sự chứng kiến của ít nhất một người khác: In ra ít nhất hai bản biên bản, một cho người giao hàng và một cho người nhận hàng. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên đều có một bản gốc của biên bản.
- Khi ký kết, đảm bảo rằng cả người giao hàng và người nhận hàng ký tên trên cả hai bản biên bản. Đồng thời, có một người thứ ba làm chứng kiến việc ký kết này để tăng tính xác thực và minh bạch.
- Lưu giữ một bản biên bản cho mình và gửi một bản cho bên kia: Đảm bảo rằng bạn lưu giữ một bản biên bản được ký kết cho mình. Điều này rất quan trọng để bạn có bằng chứng về giao dịch hàng hóa. Gửi một bản biên bản được ký kết cho bên kia để họ cũng có một bản gốc của biên bản.
Bên cạnh đó, để hàng hóa được giao nhận an toàn, bạn cần lưu ý lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp. Nếu bạn có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, bàn giao hàng hóa hay bất cứ dịch vụ vận tải nào trong khu vực nội địa, Vận Tải Đạt Minh là đơn vị uy tín đáp ứng nhu cầu vận chuyển của bạn với chất lượng hàng đầu, đảm bảo an toàn với giá vận chuyển container, giá xe tải chở hàng cực kỳ ưu đãi.
6. Câu hỏi thường gặp về mẫu biên bản bàn giao hàng hóa
6.1 Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa có giá trị pháp lý không?
- Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa không phải là một văn bản pháp lý chính thức, nhưng nó có giá trị pháp lý trong việc chứng minh việc bàn giao hàng hóa giữa hai bên. Biên bản bàn giao hàng hóa thể hiện thỏa thuận và cam kết giữa người giao hàng và người nhận hàng, và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp tranh chấp hoặc khi cần thiết để xác nhận việc giao nhận hàng hóa.
- Tuy nhiên, việc biên bản bàn giao hàng hóa có giá trị pháp lý hay không còn phụ thuộc vào quy định của pháp luật và quyền lực của biên bản trong từng quốc gia hoặc khu vực cụ thể. Để đảm bảo tính pháp lý của biên bản, nên tham khảo và tuân thủ các quy định và quyền lực pháp lý tại địa phương.
6.2 Tôi có thể sử dụng mẫu biên bản bàn giao hàng hóa có sẵn hay không?
Có thể sử dụng mẫu biên bản bàn giao hàng hóa có sẵn, tuy nhiên, cần lưu ý những điều sau:
- Đảm bảo rằng mẫu biên bản bàn giao hàng hóa được lựa chọn phù hợp với loại giao dịch hàng hóa và tuân thủ các quy định pháp luật tại địa phương.
- Kiểm tra và điều chỉnh mẫu biên bản bàn giao hàng hóa để phù hợp với yêu cầu cụ thể của giao dịch của bạn. Bổ sung hoặc chỉnh sửa các thông tin cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Nếu có thể, hãy tham khảo ý kiến của một luật sư hoặc chuyên gia pháp lý để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của mẫu biên bản bàn giao hàng hóa.
Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa có sẵn chỉ là một khung sườn ban đầu để bạn có thể tùy chỉnh và sử dụng. Quan trọng nhất là đảm bảo rằng mẫu biên bản phản ánh chính xác các yêu cầu và cam kết giữa hai bên trong giao dịch hàng hóa.