Cách Lập Biên Bản Giao Nhận Hàng Hóa Nhanh Chóng

Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao hàng và nhận hàng đã xảy ra trên thực tế. Nó ghi lại sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, xác nhận rằng bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo các điều kiện và thỏa thuận đã được thống nhất trước đó. Biên bản giao nhận hàng hóa có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi và thỏa thuận của hai bên, cũng như cung cấp cơ sở để giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại nếu có xảy ra.

Biên bản giao nhận hàng hóa nên được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bản gốc được giữ bởi bên nhận hàng, trong khi bản sao được giữ bởi bên giao hàng. Điều này đảm bảo tính xác thực và cung cấp bằng chứng cho việc giao nhận hàng hóa và điều chỉnh các tranh chấp trong tương lai nếu cần thiết.

Mục đích của biên bản giao nhận hàng hóa

Mục đích của biên bản giao nhận hàng hóa là để xác nhận số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa có theo thỏa thuận hay không. Ngoài ra, nó còn có các mục đích sau:

Thể hiện sự thống nhất và xác nhận của hai bên về việc giao nhận hàng hóa

• Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản chính thức xác nhận rằng bên giao hàng đã chuyển giao hàng hóa cho bên nhận hàng và bên nhận hàng đã nhận được hàng hóa theo thỏa thuận. 
• Biên bản giao nhận hàng hóa đảm bảo rằng hai bên đã đồng ý và đạt được sự thỏa thuận về giao nhận hàng hóa.

Bảo vệ quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên

• Biên bản giao nhận hàng hóa cung cấp bằng chứng về việc giao nhận hàng hóa theo các điều kiện đã thỏa thuận trước đó. 
• Nếu có tranh chấp hoặc khiếu nại, biên bản này là cơ sở để giải quyết và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp hay khiếu nại nếu có xảy ra

• Biên bản giao nhận hàng hóa cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, chất lượng và các điều kiện giao nhận hàng hóa. Nếu có tranh chấp hoặc khiếu nại về hàng hóa sau này, biên bản này sẽ được sử dụng làm căn cứ để giải quyết vấn đề và xác định trách nhiệm của mỗi bên.

Làm cơ sở để tính toán và thanh toán tiền hàng giữa hai bên

• Biên bản giao nhận hàng hóa cung cấp thông tin về số lượng và chất lượng hàng hóa đã được giao nhận. 
• Thông tin này được sử dụng để tính toán tổng số tiền hàng và là cơ sở để thanh toán giữa bên bán và bên mua.

Thể hiện rõ sự minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh

• Biên bản giao nhận hàng hóa là một tài liệu chính thức, ghi lại các thông tin quan trọng về giao nhận hàng hóa. 
• Việc lập biên bản này thể hiện sự minh bạch và chuyên nghiệp trong quá trình kinh doanh và tạo lòng tin cho cả hai bên.

Liệt kê đầy đủ, hệ thống từng món đồ giao nhận, giúp kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa

• Biên bản giao nhận hàng hóa ghi chép chi tiết về từng món hàng giao nhận, bao gồm mô tả, số lượng và thông tin định danh. 
• Điều này giúp kiểm soát chất lượng và số lượng hàng hóa, đảm bảo rằng hàng giao nhận đúng với thỏa thuận ban đầu.

Thể hiện rõ yêu cầu về chất lượng hay phương thức lưu mẫu hàng hóa nếu có

• Biên bản giao nhận hàng hóa có thể đi kèm với yêu cầu về chất lượng hoặc phương thức lưu mẫu hàng hóa. 
• Điều này đảm bảo rằng cả bên giao hàng và bên nhận hàng đều hiểu và tuân thủ các yêu cầu đối với chất lượng và lưu mẫu hàng hóa nếu có.

Cách lập biên bản giao nhận hàng hóa

Các yếu tố cần có trong biên bản giao nhận hàng hóa chung

Để lập biên bản giao nhận hàng hóa, cần chú ý đến các yếu tố sau:

1. Thông tin của bên giao và bên nhận hàng:

• Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện và chức vụ của mỗi bên.
• Nếu có hợp đồng mua bán hay đơn đặt hàng trước đó, ghi rõ số hiệu và ngày ký của các văn bản này.

2. Thông tin của hàng hóa:

• Ghi rõ tên, quy cách, chủng loại, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền của từng loại hàng hóa.
• Nếu có yêu cầu về chất lượng hay phương thức lưu mẫu hàng hóa, cũng cần nêu rõ trong biên bản.

3. Thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa:

• Ghi rõ ngày, tháng, năm và giờ giao nhận hàng hóa.
• Nếu có sự chênh lệch so với thời gian dự kiến trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, cần giải thích nguyên nhân và thỏa thuận giữa hai bên.
• Ghi rõ địa điểm giao nhận hàng hóa và phương tiện vận chuyển nếu có.

4. Cam kết và xác nhận của hai bên:

• Cần có phần cam kết của bên giao rằng đã giao đủ số lượng và chất lượng hàng hóa theo thỏa thuận.
• Cần có phần xác nhận của bên nhận rằng đã kiểm tra và nhận được hàng hóa theo biên bản.
• Hai bên cần ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào biên bản để có giá trị pháp lý.

Lưu ý rằng biên bản giao nhận hàng hóa cần được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bản gốc được giữ bởi bên nhận và bản sao được giữ bởi bên giao. Việc lưu giữ biên bản này là rất quan trọng để có thể giải quyết tranh chấp trong tương lai hoặc đối chiếu thông tin khi cần thiết.

Đạt Minh là công ty vận tải có uy tín trong các dịch vụ vận chuyển đường bộ mà bạn không nên bỏ qua. Tại Đạt Minh, chúng tôi cung cấp các dịch vụ vận chuyển với giá cả phải chăng và nhân viên vô cùng cẩn thận. Tham khảo Giá Vận Chuyển Bắc Nam, Giá Vận Chuyển Hàng 63 Tỉnh, Chành Xe Tp.Hồ Chí Minh Đi Hà Nội ngay

Liên hệ ngay Đạt Minh tại: 

• Số điện thoại: 0945747477 – 0314641237
• Địa chỉ: 265/7 Lê Thị Riêng, Thới An, Quận 12

Các bước khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Bước 1: Căn cứ vào hợp đồng mua bán hay đơn đặt hàng trước đó để xác định các thông tin cần thiết cho biên bản giao nhận hàng hóa, như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện và chức vụ của hai bên; số hiệu và ngày ký của hợp đồng hay đơn đặt hàng; tên, quy cách, chủng loại, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền của từng loại hàng hóa; yêu cầu về chất lượng hay phương thức lưu mẫu hàng hóa nếu có.

Bước 2: Lựa chọn mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phù hợp với loại hàng hóa và trường hợp cụ thể. Bạn cũng có thể tự soạn mẫu biên bản theo nhu cầu của bạn, miễn là có đầy đủ các yếu tố cần thiết.

Bước 3: Điền thông tin vào mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo các căn cứ đã xác định ở bước 1. 

• Bạn cần chú ý điền thông tin chính xác, rõ ràng và không để trống hay sai sót. Bạn cũng cần kiểm tra lại các con số và tính toán để tránh nhầm lẫn hay sai sót.

Bước 4: In ra hai bản biên bản giao nhận hàng hóa và ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào biên bản để có giá trị pháp lý. 

• Hai bên cùng nhau kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi ký xác nhận. 
• Nếu có sự chênh lệch so với thời gian dự kiến trong hợp đồng hay đơn đặt hàng, bạn cần giải thích nguyên nhân và thỏa thuận giữa hai bên. 
• Mỗi bên giữ một bản biên bản giao nhận hàng hóa để làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng và giải quyết các tranh chấp hay khiếu nại nếu có.

Các lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Biên bản giao nhận hàng hóa chung

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung

Biên bản giao nhận hàng hóa chung là một loại biên bản giao nhận hàng hóa được sử dụng khi hai bên mua bán hàng hóa không có hợp đồng mua bán cụ thể hoặc không có đơn đặt hàng. Biên bản này chỉ ghi nhận các thông tin cơ bản về hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và thông tin liên lạc của hai bên. Biên bản này không có quy định chi tiết về các điều khoản và điều kiện của việc giao nhận hàng hóa, mà chỉ dựa vào sự thỏa thuận trực tiếp của hai bên.

 BIÊN BẢN GIAO NHẬN

– Căn cứ Hợp đồng mua bán số …/ HĐ-20…

– Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…/…/20… của

Hôm nay, ngày ….tháng….năm…. Tại …, Chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng) :
– Địa chỉ  :       
– Điện thoại :  
– Đại diện Ông/bà:  

BÊN B (Bên giao hàng) :
– Địa chỉ  :      
– Điện thoại:
– Đại diện Ông/bà:
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng  như sau:

STT	Tên hàng	Quy cách/ chủng loại	ĐVT	Số lượng	Ghi chú

Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

             ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                     ĐẠI DIỆN BÊN B

   (Bên nhận hàng)                                                                (Bên giao hàng)

Đạt Minh là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc vận chuyển nhiều loại hàng hóa khác nhau. Xem ngay Giá Giá Chuyển Miền Tây, Giá Chành Đi Đak Lak, Giá Chành Đi Gia Lai tại Đạt Minh 

Liên hệ ngay Đạt Minh tại: 

• Số điện thoại: 0945747477 – 0314641237
• Địa chỉ: 265/7 Lê Thị Riêng, Thới An, Quận 12

Cách sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa chung

Khi hai bên đã thống nhất về việc mua bán hàng hóa, người bán sẽ lập biên bản giao nhận hàng hóa chung theo mẫu có sẵn hoặc tự soạn thảo. Biên bản phải ghi rõ:

• Tên đơn vị bán hàng.
• Ngày tháng năm thực hiện giao hàng.
• Thông tin của bên nhận hàng (tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện).
• Thông tin của bên giao hàng (tên công ty, địa chỉ, điện thoại, người đại diện).
• Nội dung hàng hóa (tên loại hàng hóa, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền).
• Ký tên xác nhận và đóng dấu của hai bên.

Sau khi lập xong biên bản, người bán sẽ giao cho người mua ký xác nhận và giữ lại một bản. 

• Người mua sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa theo biên bản và ký xác nhận. 
• Nếu có sai sót hoặc khiếu nại, người mua phải thông báo ngay cho người bán để điều chỉnh hoặc giải quyết.

Biên bản giao nhận hàng hóa chung được lập thành hai bản có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.

Biên bản giao nhận hàng hóa chung là một loại biên bản đơn giản và tiện lợi khi hai bên không có nhu cầu ký kết hợp đồng mua bán chi tiết. Tuy nhiên, biên bản này cũng có nhược điểm là không rõ ràng về các điều khoản và điều kiện của việc giao nhận hàng hóa, có thể dẫn đến các tranh chấp khó giải quyết sau này. Do đó, khi sử dụng biên bản này, hai bên cần phải có sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, cũng như thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình.

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ là một loại biên bản được lập khi có sự chuyển giao hàng hóa, tài sản giữa các đơn vị, bộ phận trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp. Biên bản này có tác dụng xác nhận số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hóa, tài sản, cũng như làm căn cứ để quản lý, kiểm soát và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan. 

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ

Ngày…tháng….năm……

Số: 01/BBBG – TSCĐ

Nợ: 211

Có: 331B

Căn cứ Quyết định số: 01/QĐ-TU ngày…. tháng … năm…. của Ban lãnh đạo công ty … về việc bàn giao TSCĐ:

– Ông/Bà: … , chức vụ: … Đại diện bên giao

– Ông/Bà: … , chức vụ: … Đại diện bên nhận

Địa điểm giao nhận TSCĐ: …..

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

STT

Tên, ký hiệu quy cách (cấp hạng TSCĐ)

Số hiệu TSCĐ

Nước sản xuất (XD)

Năm sản xuất

Năm đưa vào sử dụng

Công suất (diện tích thiết kế)

Tính nguyên giá tài sản cố định

Giá mua (ZSX)

Chi phí vận chuyển

Chi phí chạy thử

…

Nguyên giá TSCĐ

Tài liệu kỹ thuật kèm theo

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ không có một mẫu cố định, mà có thể thay đổi tùy theo từng loại hàng hóa, tài sản và từng đơn vị, bộ phận. Tuy nhiên, biên bản này thường có những nội dung chính sau đây:

1. Tiêu đề: Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ (hoặc biên bản giao nhận kiêm phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và nghiệm thu… tùy theo mục đích sử dụng).

2. Số hiệu và ngày tháng lập biên bản.

3. Tên và thông tin của đơn vị, bộ phận giao hàng và nhận hàng (địa chỉ, điện thoại, người đại diện…).

4. Lý do giao nhận hàng hóa, tài sản (theo yêu cầu của ai, theo kế hoạch nào…).

5. Nội dung hàng hóa, tài sản được giao nhận (tên, mã số, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền…).

6. Ký tên xác nhận của người lập biên bản, người giao hàng và người nhận hàng. Có thể có chữ ký của các cấp quản lý liên quan (thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc…).

Cách sử dụng biên bản giao nhận hàng hóa chung

• Khi có nhu cầu chuyển giao hàng hóa, tài sản giữa các đơn vị, bộ phận trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp, người yêu cầu sẽ lập một đơn đặt hàng hoặc yêu cầu xuất kho để gửi cho đơn vị cung cấp.
• Đơn vị cung cấp sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, tài sản theo yêu cầu và lập biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ theo mẫu có sẵn hoặc tự soạn thảo. Biên bản phải ghi rõ các thông tin về đơn vị giao hàng và nhận hàng, ngày tháng năm thực hiện giao nhận, nội dung hàng hóa, tài sản được giao nhận.
• Sau khi lập xong biên bản, người lập sẽ giao cho người giao hàng và người nhận hàng ký xác nhận và giữ lại một bản. Người nhận hàng sẽ kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng hóa, tài sản theo biên bản và ký xác nhận. Nếu có sai sót hoặc khiếu nại, người nhận hàng phải thông báo ngay cho người giao hàng để điều chỉnh hoặc giải quyết.
• Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ được lập thành hai bản có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản để làm căn cứ cho việc quản lý, kiểm soát và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.

Biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ là một loại biên bản đơn giản và tiện lợi khi có sự chuyển giao hàng hóa, tài sản giữa các đơn vị, bộ phận trong cùng một tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, biên bản này cần được lập cẩn thận và chính xác để tránh các rủi ro và tranh chấp sau này. Do đó, khi sử dụng biên bản này, các bên cần phải có sự thống nhất và tôn trọng lẫn nhau, cũng như thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình. 

Đạt Minh là đơn vị vận chuyển hàng uy tín với nhiều năm kinh nghiệm trong việc vận chuyển hàng hóa. Tham khảo ngay bảng Giá Vận Chuyển Container, Giá Chuyển Miền Tây, Chành Xe Tp.Hồ Chí Minh Đi Hà Nội tại Đạt Minh

Liên hệ ngay Đạt Minh tại: 

• Số điện thoại: 0945747477 – 0314641237
• Địa chỉ: 265/7 Lê Thị Riêng, Thới An, Quận 12

Tham khảo:https://luatminhkhue.vn/mau-bien-ban-giao-nhan-hang-hoa.aspx